Waarom je met Mailchimp de AVG overtreedt en wat je nu kan doen

Rico, leg uit: waarom voldoet Mailchimp niet aan Europese privacywetgeving en de AVG?

“Mailchimp is een Amerikaans bedrijf. In april 2021 kwam het nieuws naar buiten dat een privacytoezichthouder heeft besloten dat een Duitse organisatie geen gebruik meer mag maken van Mailchimp voor het sturen van e-mails, omdat het op die manier e-mailadressen doorgeeft aan een organisatie buiten de EU. Het vervelende daarvan is dat Amerikaanse inlichtingendiensten toegang hebben tot data van Amerikaanse cloudpartijen zoals Mailchimp. Dat wil zeggen dat e-mails en gegevens van jouw klanten kunnen worden ingezien door die diensten. Dat wil je niet als Europees of Nederlands bedrijf. Bovendien voldoe je door Mailchimp te gebruiken officieel niet aan de Europese privacywetgeving (General Data Protection Regulation of GDPR, red.) óf de Nederlandse AVG en kan je – in theorie – worden beboet.”

Wat moet je doen als je gebruik maakt van Mailchimp?

“Heel veel bedrijven maken gebruik van Mailchimp omdat het relatief goedkope software is met best aardige mogelijkheden. Het is wel belangrijk dat je overweegt om deze software toch niet meer te gebruiken. Al vinden er nu wel gesprekken plaats tussen de Europa en de VS over de wetgeving; het probleem van de inlichtingendiensten is voorlopig niet opgelost. Overstappen op een – bij voorkeur – Nederlandse software-aanbieder is je veiligste keus. Niet uit chauvinisme: de Nederlandse AVG is een strenge privacywetgeving die door deze software wel wordt gerespecteerd. Mooi meegenomen: daarmee voldoe je over het algemeen ook direct aan de Europese privacywetgeving. Maar overstappen is helaas wel even een gedoe.”

Dit komt er allemaal kijken bij het overstappen van e-mailmarketingsoftware:

1. Je nieuwsbrieftemplates

“Je wilt het liefste dat je klanten en contacten zo min mogelijk last hebben van de switch. Om alles bij hetzelfde te houden kan je je bestaande nieuwsbrieftemplates overhevelen naar je nieuwe e-mailsysteem. Nog makkelijker: laat dit doen door je marketingpartner.”

KANS! UPDATE JE TEMPLATE, VERBETER JE INHOUD

Als je toch je nieuwsbrief template verhuist, neem ‘m dan meteen even kritisch onder de loep. Misschien is ‘ie al vijf jaar oud en kun je er met de huidige mogelijkheden qua gepersonaliseerde inhoud, mediavormen en vormgeving veel meer uithalen. (En is dat ook stiekem wat jouw klanten en prospects al een tijdje van je verwachten..)

Bovendien kan je nieuwsbrief template na een aantal jaar vaak ook wel een update gebruiken, zodat ‘ie weer helemaal aansluit bij je huisstijl. E-mails zijn immers de meest directe communicatievormen waarmee je in contact komt met je doelgroep. Best belangrijk dus om daar de nodige aandacht aan te besteden.”

2. Systeemregels webdomein anders invullen

“Als je e-mails gaat versturen vanuit een ander systeem moet je bepaalde regels van je domein anders invullen om de autorisatie weer op orde te krijgen. Bijvoorbeeld de DNS record. Daarmee wordt aangegeven dat je met de gekozen e-mailmarketingsoftware mailtjes mag versturen. Specialistisch werk: ik raad aan om dit door de partij te laten doen die je website host.”

3. Exporteren en importeren van je contacten en segmentaties

“Met je contactenlijst en segmentaties in Mailchimp moet je enorm voorzichtig omgaan. Je dient deze te exporteren en vervolgens te importeren in je nieuwe e-mailprogramma. Maar let op:

a. Dit moet gedaan worden door iemand uit je eigen bedrijf óf door een partij met wie je een verwerkingsovereenkomst hebt. Bij de overdracht tussen de systemen kan deze persoon namelijk alle persoonsgegevens inzien.”

KANS!

Nu je toch bezig gaat met je verzendlijst; schoon ‘m meteen even lekker op. Verwijder inactieve ontvangers die nooit een e-mail openen of nooit klikken. Hier heb je niets aan, sterker nog: ze verlagen jouw ‘delivery rate’ en daarmee je domeinautoriteit. Hoe lager die waardes, hoe groter de kans dat mailservers van ontvangers jouw e-mail in de spambox laten verdwijnen.

TIPJE

Stuur de contacten die je wil verwijderen een laatste e-mail, een afscheidsbrief als het ware, waarin je aangeeft ‘de relatie stop te zetten omdat deze nogal eenzijdig is geworden’. Dat kan een wake-up call zijn voor mensen om zich opnieuw aan te melden (heb je meteen de benodigde opt-in). Misschien zullen ze de volgende keer je nieuwsbrief weer eens openen. Mits de inhoud relevant is natuurlijk.

b. “Mailchimp registreert jouw opt-ins: de actieve toestemming die ontvangers moeten geven voordat je hen jouw e-mails mag versturen. Die opt-ins kan je niet meenemen naar andere software: die ben je kwijt. Het is dus heel belangrijk dat je direct na de overschakeling een nieuwe opt-in mail stuurt naar al je contacten.”

KANS!

Elke relatie zal het fijn vinden om te lezen dat je zorgvuldig omgaat met zijn of haar gegevens. Schrijf de nieuwe opt-in mail dus positief. Leg uit dat jullie (de privacy en veiligheid van) de klant belangrijk vinden en dat een nieuw e-mailsysteem daarom de enige juiste keus is. Ook als dat misschien wat gedoe oplevert voor jouw bedrijf.

TIPJE

Stuur de contacten die niet reageren op de opt-in mail ook een afscheidsmail. Geven ze geen toestemming? Niet getreurd, niet geïnteresseerde contacten zijn geen waardevolle contacten. Krijg je veel te weinig opt-ins? Dan moet je eens kritisch naar de inhoud en het template van je nieuwsbrief kijken. Blijkbaar zit je niet op één lijn met je doelgroep…