AUTEUR:
Geesje Rietveld | Content
Activation & Employer branding | Door Geesje Rietveld | Leestijd 11 minuten | 14-12-2021
Een slimme aanpak van vacatures werkt mee aan je employer branding
Dit artikel beschrijft eigenlijk de omgekeerde wereld. Wij beginnen liever met het fundament van een sterk werkgeversmerk; een slimme positionering. Maar vandaag pakken we het proces op bij een vacature; vol in de uitvoering dus. Want je hebt misschien wel tientallen vacatures in te vullen en die kan je moeilijk laten liggen. Terwijl je bouwt aan de strategische basis van je employer branding, kan je elke vacature gebruiken om je employer brand beter neer te zetten. Voor dat laatste geven we je tien slimme stappen.
Dit artikel kwam tot stand met behulp van Miriam Bouwens, HR-manager bij Kramp, Joris Harbers, ervaren recruiter en Diana Fongers van W&S bureau Fongers en Fongers.
Je leest:
- welke stappen je moet doorlopen om een vacature zó vorm te geven dat je de juiste kandidaat vindt voor de lange termijn;
- waarom en hoe je het team betrekt bij het maken van een functieomschrijving;
- hoe je een vacature goed vormgeeft en wegzet op de juiste kanalen;
- over inspirerende manieren van werving;
- op welke manier elk sollicitatiegesprek kan bijdragen (of afbreuk kan doen) aan je employer branding.
Voortraject vacature aanpak: niet overslaan!
Aandacht besteden aan het voortraject bespaart enorm veel tijd en geld. Diana: “Het komt geregeld voor dat midden in een vacaturetraject de functiebeschrijving ineens wordt veranderd of dat kandidaten ineens ongeschikt worden geacht, omdat het team toch een ander profiel voor ogen had. Een kostbare fout. Niet alleen vanwege de tijd die je hebt verknoeid, maar ook omdat dit negatief overkomt bij kandidaten. Je maakt hen onzeker over hun kwaliteiten en je laat merken dat jij je zaken niet op orde hebt.” Zonde, kostbaar én risicovol voor de reputatie van je werkgeversmerk.
Doorloop daarom met zorg de volgende stappen:
- Wat is exact de aanleiding voor de vacature? Moet er eerst een groter probleem worden opgelost, voordat je de volgende kandidaat introduceert?
- Mocht iemand de organisatie verlaten: doe een exit interview! Dat geeft je waardevolle informatie en inzichten, zowel voor HR-beleid als voor je employer branding én de vacature-aanpak;
- Onderzoek of je niet iemand in je gelederen hebt die vrolijk wordt van de functie. Blije medewerkers die kansen krijgen, zijn de allerbeste ‘employer ambassadors’;
- Kijk eerst naar de toekomst van de organisatie en het personeelsbestand, voordat je een vacature creëert puur omdat je handjes nodig hebt;
- Spreek niet alleen met de direct leidinggevende/teamcoach, maar ook met directe collega’s in het team over hun behoefte. Je wilt alle neuzen dezelfde kant op hebben als het gaat om invulling van de functie, competenties en persoonlijkheid, voordat je de functieomschrijving maakt.
TIP: Gebruik hiervoor bijvoorbeeld een specifieke taakanalyse – onderdeel van het Teams-traject en -rapport van Thomas International – waarbij je samen met het team de functieomschrijving te bepalen.
- Verdiep je in de gewenste kandidaat. Maak bij voorkeur een zo levendig mogelijk persona.
7. De vacature vormgeven
Beschrijf de belangrijkste punten van de vacature die relevant zijn voor het persona van de kandidaat (nooit vanuit jezelf beredeneren!) en geef die, samen met een beschrijving van het persona, als input aan een tekstschrijver. Bij voorkeur een vaste. Die weet namelijk de juiste energie en tone of voice in de vacaturetekst te leggen.
Verwacht niet zomaar van HR, recruitment of alle marketingmedewerkers dat die ook kunnen schrijven. Het is een vak. Zowel het aantal als de kwaliteit van de reacties, hangen mede af van de inhoud, de gebruikte SEO termen (zoeken en filteren de juiste mensen wel naar de gebruikte functietermen?) en van de schrijfstijl. Het laatste is met name bepalend voor het pakken van de aandacht en het aantrekken van de juiste persoonlijkheid die past bij je bedrijf.
Gebruik een vacaturevideo
Kies je voor tekst en foto, of wil je ook een vacaturevideo op de vacaturepagina of een ander medium? Video is bijvoorbeeld een aanrader, zo niet onmisbaar:
- In een heel concurrerende markt;
- Wanneer je zoekt naar jong talent en je beeldende social media zoals Instagram, YouTube en TikTok wilt inzetten;
- Als aanvulling bij vacatures met een complex of heel specialistisch onderwerp. Degene in beeld kan bijvoorbeeld het product in kwestie demonstreren. Daar hoef je dan niet alinea’s tekst aan te wijden én het maakt de vacature aantrekkelijker;
- Wanneer je als werkgever nog erg onbekend bent.
Als je nog geen sterk werkgeversmerk hebt staan is het aan te raden je in de video te focussen op de vacature en nog niet veel op het bedrijf. Zo wek je geen verkeerde verwachtingen bij kandidaten. Wanneer je wel helder hebt wat jouw bedrijf uniek maakt, hoe dat relevant is voor potentiële kandidaten en hoe je je verhoudt t.o.v. concurrenten, kan je dit toevoegen aan de gemaakte vacaturevideo’s of in de tekst op de vacaturepagina.
Laat je niet weerhouden video in te zetten. Een goed geproduceerde proefballon oplaten is nooit verkeerd. Laat zo’n video professioneel maken en laat hem checken door de merkstrateeg die je helpt met employer branding op de lange termijn. Dan is een video meestal een slimme zet omdat dit medium zich fantastisch leent voor inzet social media en op je website.
Voorbeeld vacaturevideo
Check hier de employer branding video die we maakten voor Metaflex, waarmee we nu een employer branding traject doorlopen. Metaflex heeft al wel een sterke positionering en visuele identiteit, die je terugziet in de video terwijl we de filmstijl en muziek konden aanpassen aan de jongere doelgroep.
8. Plaatsing van de vacature
Vacaturemateriaal klaar? Dit is de juiste volgorde van plaatsing:
Op je eigen (werken-bij) site.
Zorg dat:
- de vacaturetekst de juiste punten uitlicht;
- ervaringsverhalen van collega’s te lezen zijn;
- je bij voorkeur een leuke video over het bedrijf en de functie toevoegt;
- teamleden aan de vacature gekoppeld zijn, zodat kandidaten kunnen zien met wie ze gaan werken;
- de vacature deelbaar is en/of op te slaan. Zo kunnen geïnteresseerden het naar zichzelf of anderen sturen en er later nog eens bij terug komen.
- contactgegevens en een einddatum zichtbaar zijn;
Nog 2 tips: wees helder over het salaris en maak inzichtelijk wat de sollicitatieprocedure inhoudt, zodat mensen weten wat ze kunnen verwachten.
Lees ook: de beste werken-bij sites.
Op andere eigen kanalen (owned media)
Vraag jezelf af: waar zit mijn doelgroep? Ook als ze niet aan het werk zijn? Dit is ook in de beschrijving van je belangrijkste kandidaatpersona’s beschreven.
Selecteer die (on- en offline) kanalen die jouw doelgroep gebruikt én die de marketingafdeling goed kan bijhouden. Komen de twee amper overeen? Opties zijn dan om een gespecialiseerd bureau in te schakelen en/of te adverteren op die (social) kanalen en geïnteresseerden direct naar je werken-bij site te leiden. Je hoeft immers geen eigen YouTube account bij te houden om daar te kunnen adverteren.
Tip: denk ook outside-the-box, bijvoorbeeld aan een eigen event. (Als je organisatie het kan handelen.)
Neem een voorbeeld aan de Nedap Masterclass: drie dagen gave presentaties, workshops en caseopdrachten waarvoor alleen de beste leerlingen van specifieke opleidingen zich kunnen inschrijven. Wie het beste presteert krijgt een gewilde baan aangeboden.
Betaalde media en advertising (paid media)
Koop bereik op andere kanalen en adverteer. Paid versus owned media: zonder betaalde promotie en advertising zal je op je eigen kanalen geen kandidaten bereiken die jouw merk nog niet kennen. Behalve als je uitingen/posts worden gedeeld buiten je netwerk. Je kan de mooiste vacaturevideo’s of ervaringsverhalen maken; als je ze enkel op je eigen kanalen deelt zal het effect meestal te laag zijn. Reserveer altijd budget om bereik te kopen.
NB: De meetbare waarde van online marketing is hoog, maar vergeet offline niet. Het bereik is wellicht lager, de impact is soms hoger.
Neem wederom een voorbeeld aan NEDAP en check deze wervingsactie op Lowlands:
Post je vacature op job boards
Plaats je vacature eerst op je eigen website en zorg voor verkeer via je eigen social kanalen, netwerk, events en (on- en offline) advertising. Daarna pas plaats je een vacature betaald op de job boards. Zo heb je ook geen last van commerciële recruiters in een vroegtijdig stadium.
9. Kandidaatcontact en sollicitaties
Een heel belangrijk leerpunt: zorg dat kandidaten eenvoudig contact op kunnen nemen en kunnen solliciteren op de manier die zij het fijnst vinden!
Joris: “Gelijk om een CV en motivatiebrief vragen is niet meer van deze tijd. Zeker niet bij ICT’ers en techneuten die zeer gewild en vaak communicatief iets minder sterk zijn. Werp hen zo min mogelijk drempels op en geef ze de regie over de vorm en het kanaal van het contact.”
Laat kandidaten dus de keus of ze per mail, Whatsapp, Facebook of Instagram Messenger of chatbot contact met je hebben. Diana: “Veel organisaties zijn daar nog niet voor ingericht. Heel begrijpelijk, alleen is specialistische hulp dan wel noodzaak. Want de gefaciliteerde kanalen moeten niet alleen bij je kandidaten passen, maar ook bij je bedrijf. Ze moeten goed ingezet én adequaat bemand zijn. Neem iemand aan voor recruitment of huur iemand in, zet slimme technologieën in of maak een combinatie van alle drie. In elk geval mag het nooit zo zijn dat een kandidaat reageert en dat jouw reactie op zich laat wachten. Zelfs niet op zondagavond. Gewilde medewerkers hebben immers meestal werk waar ze tijdens kantooruren druk mee zijn.”
10. Sollicitatiegesprek
Dragen jouw sollicitatiegesprekken bij aan jouw employer brand? Als de daadwerkelijke ervaring in contact met jouw bedrijf een desillusie is, is alles voor niks geweest. Schadelijk zelfs. Je stelt teleur. Daarom is het cruciaal dat kennismakingen en sollicitatiegesprekken een prettige ervaring zijn en helemaal in lijn liggen met je employer branding en alle vacature-uitingen.
Wil je als werkgever een sollicitatiegesprek goed voorbereiden? Neem dan de volgende dingen in acht:
Zorg dat de omgeving van het gesprek, aansluit bij je uitstraling
Geen voorkamer of bedompte ruimte zonder ramen, maar een echte ontvangstruimte waar mensen zich op hun gemak voelen. Heb je die op dat moment niet tot je beschikking? Overweeg dan een lunch in een leuk restaurant of een wandeling.
Creëer een passende sfeer.
Is jouw organisatie toegankelijk en non-hiërarchisch? Voer dan geen streng top-down gesprek, maar kies voor een open kennismaking. Diana: “In het geval van een zenuwachtige kandidaat, of voor het tweede of derde gesprek, adviseren wij vaak een lunch of competentiespel. Dat is een luchtige manier van kennismaken waarbij de kandidaat gemakkelijker zichzelf kan laten zien.”
Kent de organisatie een meer traditionele, hiërarchische structuur en werksfeer? Dan moeten de vacature en het gesprek dit ook reflecteren. Anders zal een kandidaat de verkeerde indruk krijgen en zich later niet thuis voelen.
Vraag naar de persoon!
Wie is hij of zij? Wat is de thuissituatie, wat drijft hem of haar? Wat maakt ze blij? Natuurlijk zijn capaciteiten en kennis belangrijk, maar recruiters weten al veel langer achter dat het uiteindelijk de persoonlijkheid is die bepaalt of iemand lang en plezierig bij een bedrijf en in een specifiek team werkt. Kennis kan immers worden opgedaan en kunde (tot op zekere hoogte) worden aangeleerd. Maar je persoonlijkheid, die past of niet.
Spreek je iemand voor een belangrijke (management)functie? Ga eens uit eten, dan leer je elkaar echt kennen.
Ken jezelf en kies je positie
Nog veel te vaak komt het voor dat de kandidaat na het gesprek afhaakt, simpelweg omdat de functie of het bedrijf tóch niet bij hen blijkt te passen. Dat betekent 9 van de 10 keer dat je niet goed hebt gecommuniceerd. Dat ligt niet altijd aan HR, marketing of aan de recruiters: de oorzaak is vaker dat het bedrijf de functie of zichzelf niet goed genoeg kent. Dat werkt door in alles. Als jij zelf niet helder hebt wat je biedt en wie je zoekt, hoe kan een ander dan bepalen of hij bij je past?
Komt dit wel eens bij jullie voor, of raak je vaak kandidaten kwijt aan een concurrent? Start dan NU met je positionering en trek de juiste kandidaten aan.
11. Match of geen match
Ben je een match? Super. Dan start direct de preboarding. Een goede preboarding heeft als doel dat jouw kandidaat met een lekker gevoel begint, dat alles goed is geregeld, dat hij feeling krijgt bij de organisatie, collega’s leert kennen en weet waar en bij wie hij zaken kan vinden.
Een nieuwe werknemer doelloos laten ‘zwemmen’- ook in Coronatijd – is hét recept voor een ongelukkige werknemer.
Geen match? Helaas. Maar neem altijd afscheid op de juiste manier.
- Bij een sollicitatiebrief: neem de moeite een goede afwijzing te maken, met persoonlijke feedback. Krijg je te veel sollicitaties en is dat ondoenlijk? Zorg er dan in elk geval voor dat jouw afwijzing-e-mails d.m.v. automatisering en templates zo persoonlijk mogelijk zijn en in ieder geval een persoonlijke aanhef hebben;
- Heb je iemand gesproken? Telefonisch of face-to-face? Open dan je afwijzing nooit met Geachte meneer of mevrouw… Dat is onnodig afstandelijk en niet passend.
- Sollicitatiegesprek gehad? Dan mail je niet, maar bel je. Zonder uitzondering. Zo kunnen kandidaten direct goede feedback vragen en ontvangen. Dit kost meer tijd, maar elke onbeschofte afwijzing kost je een stukje reputatie.
Aanpak van vacature en employer branding: de take-aways:
- Sla in de haast geen stappen over
- Bereid een vacature goed voor: wil iedereen hetzelfde?
- Verzamel genoeg info van je beoogde kandidaat om je te kunnen verplaatsen;
- Laat je uitingen professioneel maken. Of het nu om tekst, foto of video gaat;
- Vacature klaar voor plaatsing? Selecteer de juiste kanalen. Daarbij geldt: eigen media eerst en koop bereik;
- Denk eraan: je gesprekken en afwijzingen zijn ook visitekaartjes!
- Werk parallel aan bovenstaande ook aan de basis van je employer branding: je positionering.
Staat de positionering van je employer brand sterk? Dan zijn belangrijke keuzes al duidelijk en worden alle stappen steeds gemakkelijker en sneller.
Download whitepaper
Employer branding
De vacatures stapelen zich op en terwijl de ene kandidaat tekent, zoeken drie collega’s hun geluk bij een concurrent. Herkenbaar? Nú is het tijd voor doordachte employer branding. Waarom zou ik mijn huidige baan opgeven om bij jou te komen werken? Waar komen kandidaten met jouw bedrijf in contact en wat vinden zij belangrijk aan een werkgever? Klopt het beeld dat de buitenwereld van je bedrijf heeft, wel met de cultuur die medewerkers dagelijks ervaren? Kan je op deze vragen geen duidelijk antwoord formuleren of twijfel je, dan is dit dé whitepaper voor jou.
Vul onderstaand formulier in
Ook interessant
Meer informatie?
Bel of mail ons! Vinden we leuk.